文書管理ソフトの活用方法とメリット

文書管理ソフトはどんな風に活用するの？

では、具体的にそのように管理をしていくのかを見ていきましょう。
まず、文書管理ソフトの中にフォルダを作っておき、そこに特定の誰かに見てほしい文書を入れておきます。

フォルダにアクセス制限をかければ、その特定の誰かのみがフォルダにアクセスをし、中を見ることができるということになります。

これって大きなメリットだとおもいませんか？
情報共有のために紙で印刷して相手に情報を渡すと、相手がその紙を紛失してしまった際に「大切な情報が流失してしまう」ということになります。
これってすごく怖いことですよね。
だから、デジタル化をして特定の人だけが見られるようにしておけば、そのファイルが外に漏れることはありません。
また、更新したデータもきちんと見ることができます。
フォルダの中のデータを新しいものにしておけば、新しい情報を渡す必要はありませんよね。なぜならフォルダの中のデータを見ればいいだけですから。
このように、管理がとても楽になるのです。

また、文書の整理も楽です。
紙でとっておくと、その紙を入れているファイルがどんどん多くなっていって「何がどこにいったか」を管理するのがとっても大変です。

さらに、それらの書類の中には保管期限が過ぎたものもありますから、そういったものを処分する手間もかかります。
これがいかに大変なことか解りますよね。
文書管理ソフトを使えば、この様な手間から解放されるのです。

メリットは？

まず、メリットとしては「書類の量が減ります」ので、机の上などがファイルや紙でいっぱいになる様なことがありません。

すっきりと片付くので、これを大きなメリットとしてあげる人は多いです。
これなら、いちいち紙をシュレッダーにかけたり捨てたりという手間がありませんからね。

また、文書の管理は非常に楽になります。
紙を使っているとどうしても手間がかかりますが、デジタル化すれば一箇所で書類を管理することができますので、管理をする側も楽なのです。
実際に文書管理・契約書管理システムを展開している所としてこちらがあります。
参考：契約書管理システム「Ofigo契約書管理」

システムなんて難しいのでは？と思う方もいらっしゃるかもしれませんが、
あなたの思っている以上に簡単操作も出来ますよ。

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